Această politică explică ce date cu caracter personal prelucrăm atunci când vizitați site-ul www.ppwrcomply.ro, solicitați un cont demo sau un abonament, ne contactați sau utilizați aplicația PPWR Comply („Platforma”), în ce scopuri și în ce temei le prelucrăm, cât timp le păstrăm, cui le dezvăluim și ce drepturi aveți. Politica se aplică împreună cu Termenii și condițiile și cu Politica de cookie-uri.
Cine suntem și cum ne puteți contacta
- Operatorul datelor cu caracter personal este PADESOFT S.R.L., cu sediul social în sat Slobozia, comuna Slobozia, str. Dolia nr. 53, camera 1, județul Argeș, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J03/664/2016, cod unic de înregistrare 35894752 („Padesoft”, „noi”).
- Pentru orice întrebare sau cerere privind datele dumneavoastră ne puteți scrie la info@ppwrcomply.ro sau prin poștă la sediul social, cu mențiunea „Protecția datelor”. Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor, întrucât nu ne aflăm în niciuna dintre situațiile prevăzute de art. 37 alin. (1) din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR). Cererile dumneavoastră sunt gestionate de administratorul societății.
Rolul nostru
- Suntem operator (decidem scopurile și mijloacele prelucrării) pentru datele descrise în Secțiunea III: datele vizitatorilor site-ului, ale persoanelor care ne contactează, ale reprezentanților și persoanelor de contact ale clienților, datele de facturare și datele conturilor de utilizator.
- Suntem persoană împuternicită (prelucrăm în numele clientului) pentru datele cu caracter personal pe care clienții noștri le introduc în Platformă în cadrul propriilor documente, de exemplu numele persoanelor responsabile din documentația tehnică, semnatarii declarațiilor de conformitate sau datele de contact ale furnizorilor lor. Pentru aceste date, operator este clientul (firma abonată), iar prelucrarea se face potrivit Acordului privind prelucrarea datelor (Anexa 1 la Termeni și condiții). Dacă datele dumneavoastră apar în documentele unui client al nostru, vă rugăm să vă adresați în primul rând acelui client pe care îl vom sprijini în soluționarea cererii dumneavoastră.
Ce date prelucrăm, în ce scop și în ce temei
- Nu colectăm date cu caracter personal decât în măsura necesară scopurilor de mai jos. Nu solicităm și nu prelucrăm categorii speciale de date (conform art. 9 GDPR), codul numeric personal sau date ale minorilor. Platforma se adresează exclusiv profesioniștilor și persoanelor desemnate de profesioniști.
Vizitarea site-ului și utilizarea Platformei (jurnale tehnice)
- La fiecare accesare înregistrăm automat adresa IP, data și ora, pagina accesată, pagina de proveniență (referrer), tipul și versiunea browserului și a sistemului de operare, precum și localizarea aproximativă dedusă din adresa IP (țară, regiune, oraș). Pentru conturile de utilizator înregistrăm și evenimentele de autentificare (reușite, eșuate, verificare în doi factori) și acțiunile relevante în Platformă (creare, validare, export de documente).
- Scopul este asigurarea securității Platformei și a conturilor (detectarea accesului neautorizat, a atacurilor și a abuzurilor), diagnosticarea erorilor și înțelegerea, la nivel agregat, a modului în care este folosită Platforma. Temeiul nostru este interesul legitim, în baza art. 6 alin. (1) lit. b) și f) din GDPR de a proteja Platforma și datele clienților și de a o îmbunătăți, pentru conturile de utilizator, și executarea contractului. Nu folosim aceste date pentru profilare sau publicitate și nu instalăm instrumente de analiză ale terților (vezi Politica de cookies).
Formularul de contact
- Cu privire la formularul de contact, datele necesare sunt denumirea companiei, titlul/funcția, adresa de e-mail, conținutul mesajului și codul de verificare anti-robot (generat de noi, fără servicii ale terților). Scopul este de a răspunde solicitării dumneavoastră. Temeiul este transmiterea unui răspuns la cererea dumneavoastră în vederea încheierii unui contract sau, pentru întrebări generale, interesul nostru legitim de a răspunde corespondenței primite.
Cererea de cont demo și cererea de abonament
- Cu privire la conturile înregistrate pe Platformă, datele necesare sunt CUI, denumirea firmei, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, adresa, localitatea, județul, numele persoanei de contact, funcția, adresa de e-mail, numărul de telefon, planul de interes și ciclul de facturare, mesajul, precum și data și ora cererii și adresa IP de la care a fost trimisă. Datele privind firma (CUI, denumire, adresă) nu sunt, de regulă, date cu caracter personal, cu excepția persoanelor fizice autorizate și a întreprinderilor individuale.
- Scopul urmărit în această privință este verificarea identității firmei, aprobarea și activarea contului demo, transmiterea ofertei și a facturii proforme, încheierea și executarea contractului de abonament. În continuare, temeiul rezidă în executarea contractului sau demersuri precontractuale la cererea persoanei vizate iar, pentru verificarea faptului că solicitantul este un profesionist real, interesul nostru legitim de a preveni frauda și utilizarea.
- Furnizarea datelor marcate ca obligatorii în formular este necesară pentru a putea aproba cererea, căci în lipsa lor nu vă putem activa contul.
Clienți abonați
- Cu privire la clienții deja abonați, datele necesare sunt datele de identificare și de facturare ale firmei (CUI, număr de înregistrare, adresă, țară), numele și funcția reprezentantului legal sau ale persoanei care confirmă oferta, adresa de e-mail de facturare, contul bancar și banca (preluate de pe ordinele de plată sau comunicate de client), istoricul facturilor și al plăților, corespondența contractuală, dovada acceptării Termenilor și condițiilor (data, ora, contul, versiunea acceptată).
- Scop prelucrării acestor date sunt executarea contractului, facturare, încasare, evidență contabilă și fiscală (inclusiv transmiterea facturilor prin sistemul RO e-Factura), gestionarea reînnoirilor, a cererilor de suport și a orelor de asistență incluse în plan, constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție. Temeiurile sunt cele legate de executarea contractului, obligațiile legale în materie contabilă și fiscală și interesul nostru legitim de a ne proteja drepturile, conform art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR.
Conturile de utilizator din Platformă
- În ce privește conturile de utilizator din platformă, datele necesare sunt numele de utilizator, nume și prenume, adresa de e-mail profesională, rolul atribuit de client, parola (stocată exclusiv sub formă de hash), datele necesare autentificării în doi factori, preferința de limbă, jurnalele de autentificare și de activitate. Conturile sunt create de administratorul de cont al clientului, de la care primim datele, conform art. 14 din GDPR.
- Scopul este furnizarea accesului la Platformă, securitatea contului, trasabilitatea modificărilor documentelor de conformitate, comunicările legate de cont (activare, resetare parolă, alerte de termene configurate de client, notificări privind mentenanța, modificări ale Termenilor). Temeiul este executarea contractului cu clientul și interesul legitim al clientului și al nostru de a administra accesul și de a asigura securitatea (art. 6 alin. (1) lit. b) și f) din GDPR.
Comunicări comerciale
- Nu trimitem comunicări comerciale (newsletter, oferte, informări despre funcții noi care nu țin de executarea contractului) decât cu consimțământul dumneavoastră prealabil și expres (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR, art. 12 din Legea nr. 506/2004, art. 6 din Legea nr. 365/2002), pe care îl puteți retrage oricând, gratuit, prin linkul de dezabonare din fiecare mesaj sau la info@ppwrcomply.ro. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării anterioare. Comunicările privind contractul, securitatea, mentenanța, facturarea sau modificările Termenilor nu sunt comunicări comerciale și se transmit pe durata contractului.
Exercitarea drepturilor și corespondența
- Când ne transmiteți o cerere privind datele dumneavoastră, prelucrăm datele de identificare și conținutul cererii pentru a o soluționa și pentru a putea dovedi că am răspuns. Temeiul pentru aceste operațiuni este obligația legală, conform art. 6 alin. (1) lit. c), art. 12–22 GDPR și interesul nostru legitim de a ne apăra drepturile.
Cât timp păstrăm datele
- Păstrăm datele numai atât timp cât este necesar scopurilor pentru care au fost colectate, potrivit următoarelor criterii:
| Categorie de date | Termen de păstrare |
|---|---|
| Jurnale tehnice de acces ale site-ului (IP, browser, pagină, localizare aproximativă) | 6 luni de la înregistrare; mai mult numai dacă sunt necesare investigării unui incident de securitate sau unei proceduri legale |
| Jurnale de autentificare și de activitate ale utilizatorilor | Pe durata contractului și 12 luni după încetare (trasabilitatea documentelor de conformitate), apoi ștergere |
| Mesaje din formularul de contact | 12 luni de la ultimul schimb de mesaje, dacă nu se încheie un contract |
| Cereri de cont demo neurmate de abonament | 12 luni de la expirarea contului demo (pentru a putea răspunde la întrebări ulterioare și a preveni cererile repetate abuzive); datele introduse în contul demo se șterg la 30 de zile de la expirare |
| Date contractuale, dovada acceptării Termenilor, corespondența contractuală | Pe durata contractului și 3 ani după încetare, potrivit termenului general de prescripție prevăzut de art. 2517 din Codul civil, respectiv până la soluționarea definitivă a unui litigiu. |
| Facturi, documente de plată și alte documente justificative contabile | Termenul impus de legislația contabilă și fiscală, și anume în prezent 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar, respectiv termenul de prescripție fiscală dacă este mai lung |
| Conturi de utilizator | Până la ștergerea contului de către administratorul clientului sau până la încetarea contractului. Datele de identificare rămân în jurnale conform rândului 2 |
| Consimțământ pentru comunicări comerciale și dovada acestuia | Până la retragere, iar dovada consimțământului și a retragerii cu termen de 3 ani de la retragere |
| Date cu caracter personal din Datele Clientului (în calitate de persoană împuternicită) | Conform instrucțiunilor clientului, durata contractului și perioada de recuperare (60 de zile), urmată de ștergere completă în cel mult 90 de zile, inclusiv din copiile de siguranță |
Documentele de conformitate PPWR și declarațiile se păstrează conform Art. 39 din Regulament, și anume 5 ani pentru ambalaje de unică folosință și 10 ani pentru ambalaje reutilizabile.
Cui dezvăluim datele
- Accesul la date în cadrul Padesoft este limitat la persoanele care au nevoie de ele pentru îndeplinirea atribuțiilor (administrare, suport, facturare), pe bază de obligații de confidențialitate.
- Recurgem la următoarele categorii de destinatari, care prelucrează datele în numele nostru, pe bază de contract, cu garanții adecvate (art. 28 GDPR):
| Destinatar / categorie | Serviciu | Localizare |
|---|---|---|
| Host Gate S.R.L. (Ștefănești, jud. Argeș) | Găzduirea site-ului, a Platformei și a copiilor de siguranță | România (UE) |
| Furnizorul serviciului de e-mail – Host Gate S.R.L. (Ștefănești, jud. Argeș) | Transmiterea e-mailurilor de sistem și a corespondenței info@ppwrcomply.ro | România (UE) |
| Cabinet de contabilitate / expert contabil | Evidența contabilă, declarații fiscale | România |
| Instituții bancare | Procesarea plăților prin transfer bancar | România / UE |
| Consultanți juridici, auditori | În cazuri legate de consultanță sau dispute, audit sau cerere a unei autorități | România |
- Putem dezvălui date autorităților publice (ANAF, ANSPDCP, ANCOM, instanțe, organe de urmărire penală) atunci când legea ne obligă sau pentru apărarea drepturilor noastre. Nu vindem date cu caracter personal și nu le transmitem terților în scopuri de marketing.
- Toate datele sunt stocate și prelucrate în Uniunea Europeană. Nu transferăm date cu caracter personal în afara Spațiului Economic European. Dacă această situație se va schimba, vom actualiza prezenta politică și vom asigura garanțiile prevăzute de Capitolul V din GDPR (decizie privind caracterul adecvat sau clauze contractuale standard), ale căror copii vi le putem pune la dispoziție la cerere.
Cum protejăm datele
- Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului (art. 32 GDPR), între care: găzduire în centre de date din UE, comunicații criptate (HTTPS/TLS), stocarea parolelor numai sub formă de hash, autentificare pe bază de jetoane cu expirare și autentificare în doi factori, permisiuni pe roluri și izolarea completă a datelor fiecărui client (arhitectură multi-tenant), copii de siguranță zilnice, jurnalizarea evenimentelor de autentificare, actualizarea periodică a componentelor software, acces la datele de producție limitat strict la persoanele necesare.
- Niciun sistem nu este însă infailibil, astfel că, în cazul unei încălcări a securității care ar putea genera un risc ridicat pentru dumneavoastră, vă vom informa fără întârziere, potrivit art. 34 din GDPR, și vom notifica ANSPDCP în termenul legal de 72 de ore.
Decizii automate și profilare
- Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră sau să vă afecteze în mod similar (art. 22 GDPR) și nu realizăm profilare. Aprobarea conturilor demo se face de către o persoană din echipa Padesoft. Avertizările de conformitate generate de Platformă privesc ambalajele, nu persoanele.
Drepturile dumneavoastră
- În condițiile și cu limitele prevăzute de art. 15–22 din GDPR, aveți următoarele drepturi:
– dreptul de acces, respectiv să obțineți confirmarea că prelucrăm date despre dumneavoastră și o copie a acestora;
– dreptul la rectificare, respectiv corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
– dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”), respectiv în cazurile prevăzute de art. 17 GDPR, de exemplu când datele nu mai sunt necesare sau v-ați retras consimțământul; nu putem șterge datele pe care legea ne obligă să le păstrăm (de exemplu facturile);
– dreptul la restricționarea prelucrării, respectiv în cazurile prevăzute de art. 18 GDPR;
– dreptul la portabilitatea datelor, respectiv să primiți datele furnizate de dumneavoastră, prelucrate automat în temeiul contractului sau al consimțământului, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, sau să le transmitem direct altui operator, dacă este fezabil tehnic;
– dreptul la opoziție, sens în care vă puteți opune oricând, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim; vom înceta prelucrarea, cu excepția cazului în care demonstrăm motive legitime imperioase care prevalează. Vă puteți opune oricând, fără nicio justificare, prelucrării în scop de marketing direct;
– dreptul de a vă retrage consimțământul oricând, pentru prelucrările întemeiate pe consimțământ, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare;
– dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, și anume că nu aplicăm astfel de decizii;
– dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, cod poștal 010336, București, telefon +40 318 059 211, e-mail anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro, precum și dreptul de a vă adresa instanțelor judecătorești competente.
- Pentru exercitarea drepturilor, scrieți-ne la info@ppwrcomply.ro de pe adresa de e-mail asociată contului sau cererii dumneavoastră ori prin poștă la sediul social. Dacă avem îndoieli rezonabile cu privire la identitatea dumneavoastră, vă putem solicita informații suplimentare pentru verificare. Răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii; termenul poate fi prelungit cu două luni în cazuri complexe, cu informarea dumneavoastră. Exercitarea drepturilor este gratuită, cu excepția cererilor vădit nefondate sau excesive.
Cookie-uri și tehnologii similare
- Site-ul și Platforma folosesc exclusiv cookie-uri strict necesare (autentificare, verificare în doi factori, limba interfeței, memorarea faptului că ați luat la cunoștință politica de cookies, protecție anti-falsificare a formularelor). Nu folosim cookie-uri de analiză, de publicitate sau ale rețelelor sociale. Detalii complete, inclusiv denumirea și durata fiecărui cookie, se găsesc în Politica de cookies.
Linkuri către alte site-uri
- Platforma poate conține linkuri către site-uri ale terților (de exemplu EUR-Lex, site-urile autorităților sau ale organizațiilor de implementare a răspunderii extinse a producătorului). Nu răspundem pentru practicile de confidențialitate ale acestora, sens în care vă recomandăm să consultați politicile lor.
Modificări ale politicii
- Putem actualiza această politică pentru a reflecta modificări ale prelucrărilor, ale legislației sau ale practicii autorităților. Versiunea în vigoare este cea publicată pe Platformă, cu data ultimei actualizări indicată în antet. Modificările semnificative (de exemplu, noi scopuri, noi destinatari sau transferuri în afara SEE) vor fi comunicate utilizatorilor înregistrați prin e-mail sau printr-o notificare în Platformă, înainte de a produce efecte.